一、溝通入門

每個人都會以某種型式進行溝通，但大部份的管理人在傳遞訊息上卻未盡其所能。現在，學習溝通的基本規則將有助您更成功地傳遞訊息。

1.鼓勵公司改善各種類型的溝通。

2.好的溝通會成就更好的管理者。

3.在克服人際障礙時，千萬不要涉及批判。

4.小心運用最佳媒介搭配所要傳遞的訊息。

5.可能的話，在溝通時運用視覺輔助。

6.和別人站z著溝通時，最好保持大約一公尺（或一碼）的距離。

7.緊張時，慢慢地深呼吸以放松自己。

8.如果你不清楚當地的行為舉止習慣，可問問當地人。

9.確定自己無意中沒有穿敵對的外衣。

10.在鏡子前練習，找出最自然的表情和姿勢。

11.知道該問甚么問題，以獲得最好的答案

12.自信地運用沈默作為鼓勵說話者的工具。

13.思考你所聽到的話，而不是說話的人。

14.對于別人所說的話，保持開放的心態。

15.盡速將許諾形諸文字以避免誤解。

16.如果你想得到一個特定的答案，提出一個特定的問題吧。

17.以開放式問題了解他人的個性并獲取響應。

18.會議之前先列出問題。

19.在想起下一個問題之前，不要害怕停頓。

20.盡可能以自然的語調創造溫暖的氣氛。

21.運用相關物──特別是顯著的物品──加強記憶力。

22.確認閱讀環境合適，例如燈光。

23.趁記憶猶新時閱讀筆記。

24.在書中做標記，之后再做筆記。

25.運用顏色及圖例創造一幅心靈地圖。

26.使用螢光筆強調重點。

二、交換信息

不管是面對面、電話還是書寫的溝通方式，可以引發戰事，也可以達成完美的協議。在任何場合，都要選擇正確的溝通方法以達成目標。

27.站起來打招呼或道別，坐著是極不禮貌的。

28.給予正面回饋時，陳述贊美的理由。

29.讓部屬知道你對傳達訊息所做的努力。

30.不知道該不該傳遞這項訊息時，還是選擇傳遞吧。

31.不要在拒絕了解你的人身上浪費時間。

32.在桌上放置時鐘，以控制使用電話的時間。

33.運用“等候通話”等電話功能增加效果。

34.如果答應回電，就別食言。

35.在電話答錄留言的最后，請重復一遍自己的姓名和電話號碼。

36.個人資料有任何變動時，記得更改電話錄音機內的錄音。

37.尋求專家的建議，善用信息科技

38.試試使用國際網絡的新方法。

39.利用功能快速的電子郵件“回復”做出響應。

40.寫信或寫報告時，幫助讀者可視化。

41.授權助理人員處理例行的回復工作。

42.避免使用復雜、不常用或抽象的字句──它們會模糊你想傳達的意念。

43.在寫信之前將想法條列出來──甚至可以先做筆記。

三、掌握更多溝通技巧

最好的溝通是透過個人和大眾兩方面成功地取得訊息，并對各層面都有所了解。

44.寧愿多給點自主權，而不要少給了。

45.避免對部屬陳述太多，讓他們有機會自動自發。

46.如果一項計劃方案在說明后還不能有效運作，趕快再說明一次。

47.要求所有與會者事前做好準備。

48.記住，所謂“好的會議”就是有結果的會議。

49.聆聽部屬的心聲。教導或諮商也許是解決不滿的方法。

50.注意部屬的問題，因為這會影響績效。

51.會議開始之前，發出所有的相關文件。

52.如果會議的主要目的是做出決定，確定你已達成這個目標。

53.如果你是會議主席，不要利用會議滿足自己的利益。

54.適當運用幽默感加強共識的達成。

55.確定遵守議程中每一項議題的時限。

56.在預定時間內完成演說，不要拖延。

57.準備AV設備的備份（或至少在心理上要有備份），以防設備臨時出現故障。

58.當聽眾發問冷清時，主動對聽眾提出問題。

59.演說長度應在二十至四十五分鐘之內，這是一般人能集中注意力的時間長度。

60.可能的話，邀請名人擔任研討會或會議的主講者。

61.定期檢查部屬是否獲得了所需要的訓練。

62.詢問其它管理人是否想在研討會中發言。

63.在選擇新的會議地點時，尋求一些建議。

64.如果你想采用“軟性推銷”，以發問的型式呈現自己的觀點。

65.聆聽潛在顧客的異議──他們可能提供線索幫助你達成銷售。

66.請同事檢閱商業信函以確認你的解讀是正確的。

67.將任何一筆銷售當作是你和買主的共同作業來處理。

68.選擇不同性格特質的人組成談判小組。

69.想想你心目中的理想結果，以及如何達成這項結果。

70.與供貨商分享有用的信息──長期而言，這可能會為你贏得一筆好交易。

71.記住，人們鮮有為沒有報酬的事而戮力的。

72.要冷酷地刪除報告中不必要的字眼。

73.根據你對閱讀者的了解修改報告。

74.抓住機會親自介紹自己的報告。

75.避免提出任何不受支持的主張或結論。

76.在準備或為企劃案進行游說時，尋求擁護者。

77.捫心自問為甚么某些企劃案會成功，另一些卻會失敗。

78.運用軟性推銷技巧使企劃案被接受。

79.增加有意義的標題及圖說──讀者會先看到這些。

80.可能的話，在文件中加入彩色的影像和圖表。

81.隨時注意設計工作的進度，以便找出錯誤或及早進行再說明。

四、為成功而溝通

今日管理人的挑戰在于如何利用不同的媒體有效地影響大眾。

82.在決議新商標之前，向外界尋求可靠的意見。

83.遠景和任務說明應簡短并具行動導向。

84.進入大型企業的網頁看看別人正做些甚么。

85.讓公關人員處理棘手的媒體狀況。

86.遇到有敵意的記者時，保持冷靜，不要說任何會傷及公共關系的話。

87.出現負面報導時，得承認事實，特別是對自己坦白。

88.購買及閱讀那些你想發揮影響力的報紙或雜志。

89.將鏡頭及麥克風視為友善的朋友。

90.如果你有良好的媒體關系，充分利用他們。

91.確認產品符合承諾，否則廣告將會失敗。

92.鎖定廣告定位，求取最大效果。

93.盡可能有創意──小預算也可以有大效果。

94.廣告推出之前，先運用消費者討論會測試效果。

95.參加同事的社交活動以獲得非正式管道的回饋意見。

96.尋求在企業內使用媒體技巧的專業意見。

97.將商標印在各式文具上，以提升企業認同。

98.找出最具溝通技巧的同事。

99.如果你想聽實話，就要對部屬坦白。

100.當兩個人以上有相同的抱怨時，抱怨很可能有擴大的趨勢。

101.如果你只聽到正面的回饋，聽到的很可能不是全部事實。