香港公司注冊處新政，備存重要控制人登記冊

自2018年3月1日起，在香港注冊成立的公司（上市公司除外）須在其注冊辦事處備存重要控制人登記冊。本文將扼要介紹新頒布的《公司條例》第12章2A部分，有關重要控制人登記冊的要求，以及其主要影響。

法例的適應性

新的法例修訂將適用于根據《公司條例》成立的所有公司，不論是股份或擔保有限公司，還是無限公司，但不包括非香港公司(即在香港登記但在境外成立的公司)和上市公司。

法例的要求

重要控制人登記冊必須存放在相關公司的香港注冊辦事處或其他在香港境內的地方，公司必須通過提交NR2表格通知公司注冊處其存放重要控制人登記冊的地點。

新法主要要求相關公司：

1、在公司的注冊辦事處或指定地點存放重要控制人登記冊（"SCR"）；

2、采取合理步驟確定公司的重要控制人，包括發出通知并獲取所需的詳細資料；

3、在SCR中填寫其重要控制人的詳細數據；

4、更新SCR中所需的詳細資料；

5、向執法人員及重要控制人提供SCR及其副本以供查閱。

引入這些新措施的原因，是為了提高香港注冊公司的實益擁有權的透明度，以履行香港在反洗黑錢及反恐怖分子融資方面的國際義務。因此，值得注意的是，SCR只供執法人員查閱，其中包括香港警方，公司注冊處，廉政公署，證監會等人員等，亦不適用于上市公司。

根據新法，公司必須在SCR上填寫重要控制人的姓名，地址，身份證號碼，成為控制人的日期以及對公司所施加的控制的性質等詳細數據。

重要控制人可以是自然人或法人。這些要求都不復雜，關鍵是如何確定誰是重要控制人。

誰是重要控制人？

關于這個問題，新法律規定了5個條件，如果符合其中之一項，那么這個人就是一個重要控制人：

1、該人直接或間接持有公司已發行股份的25％以上；

2、該人直接或間接持有公司超過25％的表決權；

3、該人直接或間接持有任命或罷免公司大多數董事的權利；

4、該人有權利或實際上對公司發揮或行使重大影響力或者控制；

5、該人有權利或實際上對某信托或商號的活動發揮或行使重大影響力或控制，而該信托或商號并不是法人，但該信托的受托人或商號的成員(以其作為信托受托人或商號成員的身份)，就該公司而言符合首4個條件中的任何1個條件。“商號”一詞包括（例如）沒有獨立法人身份的合伙/有限合伙。

確定重要控制人的步驟

根據新法，公司需要采取合理的步驟來確定其重要控制人，步驟包括：

1、檢視所有可供查閱的文件及資料，例如公司的成員登記冊、組織章程細則、股本說明、股東協議及其他協議；

2、審視個人、法律實體及信托或商號在公司持有的利益；

3、審視是否有證據顯示存在共同安排，或是否有證據顯示有不同方式持有而最終由同一人控制的權利。

若相關公司知悉或有合理理由相信某人是公司重要控制人，公司必須在知悉后7天內發通知給該人，要求該人確認其是否重要控制人，而該人必須在1個月內確認或回復。

指定代表協助登記冊登記事宜

適用公司必須指定至少一名代表向執法人員提供與登記冊有關的協助。

該代表必須是：

1、在香港居住的自然人的公司成員、董事或雇員；

2、在香港注冊的會計或法律專業人士或“信托或公司服務提供者”持牌人。

因此，如果一家公司沒有（或不想委任）在香港居住的股東、董事或雇員，該公司可以委任香港注冊律師或會計師或香港持牌公司秘書服務提供商。該代表的名稱和聯系方式必須載于登記冊。

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新法的主要含義和影響

1、披露重要控制人的責任在于公司及其董事會，而不是重要控制人。重要控制人沒有義務主動通知公司他們在公司的重大控制權。他們的披露責任僅是在收到公司的查詢其是否是重大控制人時才產生的。所以，從這個意義上說，新法是增加了公司的行政負擔。

2、然而，公司的責任并非必須找出或識別重要控制人，而是采取合理的步驟來確定是否存在重要控制人，及如果有的話，識別其身分。因此，關鍵是采取合理步驟，其中包括上述步驟。一旦確定采取了合理的步驟，公司就被視為已履行了法定責任，盡管不能確定或識別重要控制人。所以，記錄公司所采取的合理步驟是非常重要的，事實上公司注冊處亦十分鼓勵公司對采取了什么合理的步驟作詳細記錄。

3、對于大多數大股東同時也是董事或在董事會有代表的香港小型私人公司而言，要確定誰是重要控制人并不因難。然而，對于管理和所有權不同的大中型私人公司而言，要確定誰是重要控制人則可能比較困難。

4、從重要控制人的以上的定義來看，顯然不限于直接股東。例如，它可以延伸到股權結構中的第二，第三或第四（等等）層的間接股東。事實上，在某些情況下，重要控制人根本不用是股東。例如，公司或其大股東可以簽訂協議(如貸款協議)，授權第三方(如貸款人)委任或罷免公司大部分董事。所以，在這種情況下，貸款人則可能被視為一個重要控制人。

5、SCR只供香港執法機構及重要控制人本身而非公眾人士查閱。但是，有意與公司進行交易的人仕(如貸款人或投資者)可要求公司自愿披露SCR作為貸款、投資或交易的條件。從這個意義上說，SCR的存在確實有助于提高香港公司的透明度。